Test und Evaluierung des Tools „Conceptboard“ im Verbundprojekt

Über das Verbundprojekt museum4punkt0

museum4punkt0 verfolgt das Ziel, für die am Verbundprojekt beteiligten Partner einen gemeinsamen virtuellen Kooperationsraum zu schaffen, in welchem innovative digitale Technologien für die Kommunikation und Interaktion sowohl innerhalb als auch außerhalb des Verbunds eingesetzt und erprobt werden. Insbesondere soll die Vernetzung und Kooperation zwischen den Verbundpartnern auch auf operativer Ebene durch die Nutzung von Online-Tools bedarfsgerecht ermöglicht und gefördert werden.

Diese Aufgabe ist Teil eines umfassenderen Auftrags, die Koordination und Kommunikation bezogen auf das Gesamtprojekt zu steuern sowie weiterzuentwickeln und darüber hinaus die digitale Kompetenz der am Verbundprojekt beteiligten Einrichtungen zu fördern (siehe Teilprojekt Z, V, VN).

Die Maßnahmen zur Eindämmung des Coronavirus im Zeitraum von 2020-2022 haben nicht nur die Formate von Vermittlungsangeboten und die Kommunikationswege, mit denen Museen ihre Besucher*innen erreichen, auf den Prüfstand gestellt, sondern auch die Arbeitsbedingungen von Mitarbeitern in den Einrichtungen fundamental verändert. Veränderungen, die sich auch auf die Zusammenarbeit im Verbund auswirkten. Verbundtreffen beispielsweise, zu denen sich Projektpartner zum gemeinsamen Austausch und zur Vernetzung gewöhnlich an einem Ort treffen, fanden notwendigerweise im digitalen Raum statt.

Insgesamt wurde das bestehende Konzept der Online-Kommunikation für den Verbund von museum4punkt0 in den letzten beiden Jahren ausgebaut und weiterentwickelt. Um angemessene Lösungen für unterschiedliche Herausforderungsbereiche entwickeln zu können, wurde ein explorativer Ansatz verfolgt, der ausgehend von der Toolstrategie und Tool-Suite der Stiftung Preußischer Kulturbesitz auch den Einsatz von nicht-kanonischen Online-Tools zu Testzwecken in Betracht zog.

Evaluation und Test von Conceptboard

Beschreibung der Nutzungserfahrungen des Tools „Conceptboard“ im Teilprojekt Z (zentrale wissenschaftliche Projektsteuerung) von museum4punkt0.

Rahmendaten

• Zugang: https://conceptboard.com/de
• Klassifizierung: Conceptboard ist ein Online Whiteboard für digitale Zusammenarbeit, Präsentation und Dokumentation. Als browserbasierte Software as a Service (SaaS) ist Conceptboard auf verschiedensten Plattformen/Endgeräten und Umgebungen ohne Installation einsetzbar.
• Vergleichbare Anwendungen: Conceptboard ist vergleichbar mit Anwendungen wie Collaboard (https://www.collaboard.app/de), Miro (https://miro.com/de) oder Mural (https://www.mural.co).
• Spezifizierung: Conceptboard bietet endlos große Arbeitsräume (Limit des Speichervolumens je Lizenzart) in Form von zweidimensionalen Zeichenfläche, sogenannten Boards. Auf diesen können Inhalte in zahlreichen Formaten abgelegt und miteinander auf unterschiedliche Art verbunden werden.  Eine abgestufte Nutzer*innenverwaltung erlaubt die gezielte Rechtevergabe an registrierte und nicht registrierte (öffentliche Gäste) Teilnehmer*innen. Mit zahlreichen Werkzeugen und Vorlagen hat Conceptboard einen umfassenden und flexiblen Funktionsumfang für verschiedene typische und individuelle Anwendungsszenarien und Methoden. Die Interaktion erfolgt überwiegend visuelle über das Display der Nutzer*innen und die Maus oder einen Touchscreen per drag und drop. Das erleichtert einen schnellen Einstieg für neue Teilnehmer*innen und den zügigen produktiven Einsatz. Im Präsentationsmodus folgen alle anwesenden Nutzer*innen dem/der Moderator*in, der/die so die Inhalte eines Boards geführt präsentieren kann.   
• Leistungsversprechen: Mit Conceptboard können Teams synchron oder zeitlich und räumlich unabhängig zusammenarbeiten. Die wichtigsten Anwendungsszenarien, die im Rahmen von museum4punkt0 evaluiert wurden, sind:
  1. Interne Strategie Planung
  2. Planung von Veranstaltungen
  3. Redaktionskalender für die Verbundübergreifende Redaktionsplanung  
  4. Kommunikationsstrategie und Taskplanung

Stärken, Schwächen, Potenziale, Risiken

Die folgende Grafik fasst die Stärken, Schwächen, Potenziale und Risiken von Conceptboard im Überblick zusammen, die während der Evaluation gesammelt wurden.

Zur Anwendung

Die Verwendung des Tools ist sehr intuitiv und ähnlich der vergleichbarer Tools. Einen guten Einstieg in die schnelle Verwendung bieten (kostenlose) Trainings des Anbieters

• auf deren Website
• bzw. Youtube-Kanal

Es existiert eine große Nutzercommunity mit umfangreichen Hilfsangeboten auch zu Spezialfragen, die über Suchmaschinen sehr einfach zu finden sind.

Registrierung und Nutzerverwaltung

Die Einrichtung eines Conceptboards erfordert eine Registrierung und Login, die kostenlos möglich sind. Die Registrierung erfolgt mit Name (mindestens 3 Buchstaben), E-Mail-Adresse und Opt-in via E-Mai. Der gewählte Name kann nachträglich geändert werden. Er wird bei eingeloggten Nutzern in laufenden Meetings angezeigt und wird, wenn kein Profilbild angegeben wurde, automatisch für ein Kürzel verwendet, das statt des Profilbildes angezeigt wird.

Die kostenlose Registrierung begrenzt die Anzahl, der auf einem einzelnen Board verwendbaren Elemente (Formen, Medien, Texte, …) auf 100. Nicht registrierte Nutzer können auf den Boards von kostenlosen Nutzern per Link nur zugreifen und Notizen hinterlassen, nicht aber selber editieren.

Die bezahlten Pläne haben diese Einschränkung nicht und umfassen eine erweiterte Verwaltung von Nutzern und Projekten, wodurch ggf. zusätzliche Kosten entstehen können.

In dieser Evaluation wurde der „Premium“ genannte, kostengünstigste bezahlte Plan genutzt und betrachtet. Die Entscheidung dafür fiel aufgrund der wegfallenden Beschränkung von Objekten pro Board und der Anforderung, dass externe, nicht registrierte Nutzer, Boards editieren können sollen.

Einrichtung

Nach dem Login wird eine Übersichtsseite angezeigt, die Funktionen zur Verwaltung des Accounts und der Boards anbietet.

Kernfunktion ist die Erstellung eines neuen oder der Aufruf eines vorhandenen Boards. Ein neues Board startet standardmäßig als leere Fläche mit einem Hintergrundraster. Navigationselemente und Ansichtsoptionen helfen bei der Orientierung.

Mit verschiedenen Werkzeugen (Stift, Text, Notizen, Zeichenwerkzeug, etc.) können Elemente neu angelegt werden.

• Zahlreiche Vorlagen bieten gängige vorgefertigte Module, die in Umfang und Gestaltung angepasst werden können (Prozesscharts, Affinity Maps, Businesspläne, etc…).
• Per copy und paste (ausschneiden und einfügen) können Inhalte aus anderen Programmen in die Arbeitsfläche eingefügt werden.
• Schnittstellen zu Dropbox OneDrive, Box und Google Drive erlauben den automatischen Import von Inhalten.

In der Praxis der Evaluationszeit wurden die verschiedensten Wege genutzt um Inhalte zu erstellen. Die Kombination aus Templates und Flexibilität erwies sich als sehr praxistauglich. Für die Veranstaltungsplanung wurden zum Beispiel sehr anschaulich Fotografien und Grundrissen der Veranstaltungsorte benutzt.

Rechtevergabe und Kollaboration

Für die Zusammenarbeit an einem Board muss das Board mit Mitarbeiter*innen (Teilnehmer*innen) geteilt werden. Dies erfolgt, bei ebenfalls registrierten Benutzer*innen, über die Eingabe und Auswahl des Nutzernamens. An nicht registrierte Teilnehmer*innen kann ein Link verschickt werden, über den das Board aufrufbar ist. Bei der Freigabe kann der Autor/die Autorin (Besitzer*in) des Boards festlegen, welche Rechte die weiteren Teilnehmer*innen auf dem Board haben. Es wird unterschieden zwischen:

• Bearbeiter: kann das Board bearbeiten (sowie optional Teilnehmer*innen hinzufügen, deren Rollen bearbeiten und Boards verschieben)
• Kommentator: kann Kommentare auf dem Board hinterlassen
• Betrachter: kann das Board nur betrachten

Der Aufruf eines geteilten Boards kann per Passwort geschützt werden, so dass die Freigabe inkl. der gewählten Rechte nicht komplett öffentlich ist.

Es ist ratsam, die Zugriffsrechte regelmäßig oder zumindest am Projektende zu prüfen und nach Bedarf zu aktualisieren.

Vorsicht ist geboten bei der Option, Teilnehmer*innen dem Team hinzuzufügen. Dies können registrierte Benutzer*innen beim Aufruf eines Links/Boards per automaischer E-Mail bei dem/der Besitzer*in anfragen. Wird das bestätigt, werden diese Teammitglieder dem Gastgeber-Konto in Rechnung gestellt.

Die Rollen Administrator, Besitzer und Management sind primär für die Verwaltung von komplexen Projekten und Teams relevant. Im Testfall von museum4punkt0 verfügte eine Person mit einem zahlenden Account über die Administratorenrechte aller Boards. Sämtliche weiteren Kollegen aus Team Z nutzten die Rolle „Bearbeiter“.

Onboarding & Handling

Die Einarbeitungszeit in Conceptboard war für die meisten Teilnehmer sehr kurz. Parallelen zu ähnlichen Tools helfen bei der ersten Nutzung. Es empfiehlt sich vor der Einführung ein kurzes optionales Schulungsangebot in Form einer geführten Tour mit ausgewählten Aktionsbeispielen auf einem neutralen Board anzubieten und Links zu Tutorials (s.o.) zu teilen. Für museum4punkt0 wurden die folgenden Übungen vorbereitet. Die Auswahl orientierte Sich an den wichtigen Workshop Techniken sammeln und gruppieren:

• Notizen (Zettel) anlegen
• vorhandene Notizen (Zettel) beschriften
• Notizen verschieben / gruppieren

Wie bei allen virtuellen Meetings ist es auch bei Conceptboard hilfreich, die verwendeten Methoden – auch wenn sie aus der „realen Welt“ kommen – erneut zu erklären, da der Ablauf digital davon abweichen kann und die räumliche und haptische Komponente eines realen Workshops fehlt.

Für den Ablauf eines Meetings können Bereiche im Board als Abschnitte speziell markiert und mit Sprungmarken versehen werden. Jeweils einer dieser Bereiche kann als Startansicht für alle Teilnehmer*innen definiert werden, die das Board aufrufen. Das hilft sehr bei der Orientierung auf dem eigentlich endlosen Board und kann für eine Begrüßung, wichtige Mitteilungen oder einen Eisbrecher benutzt werden.

Da die auf dem Board verwendete Module oft aus verschiedenen einzelnen Elemente bestehen (zum Beispiel Tabellen aus Zeilen und Spalten mit Überschriften und Inhalten), wird die Option zur Gruppierung einzelner Elemente sehr häufig verwendet.

Zusätzlich können Elemente und Gruppe auch gesperrt werden, so dass ihre Inhalte und Position vor versehentlichen Veränderungen geschützt sind.

Um zeitlich limitierte Arbeitsblöcke zu steuern, kann ein eingebauter Timer eingesetzt werden.

Über eine Benachrichtigungsfunktion können alle registrierten Teilnehmer*innen eines Boards zentral per E-Mail auch außerhalb des Tools angesprochen werden.

Kommentare können an beliebiger Stelle des Boards genau platziert und per „@“ Erwähnung als Aufgabe an registrierte Teilnehmer*innen eines Boards zur Bearbeitung adressiert werden.

Jede Person auf dem Board wird als farbiger Mauszeiger angezeigt. Der/die Moderator*in eines Meetings kann die Ansichten aller Teilnehmer*innen auf seine/ihre eigene Ansicht festlegen, so dass alle der Moderation folgen können. Die Teilnehmer*innen können diese Moderation allerdings selbstständig wieder verlassen.

Außerdem ist es möglich, jedes Element auf dem Board per Link mit einem anderen Element zu verknüpfen, so dass man bei Klick zur Ansicht des verknüpften Elementes schwenkt. Ebenso kann der Link zu jedem Element auch als externer Link geteilt werden, so dass das Board genau an dieser Stelle aufgerufen wird.

Für alle Teilnehmer ist es sehr empfehlenswert, für die Kollaboration einen zweiten oder zumindest großen ersten Monitor zu verwenden. Oft wird Conceptboard zur Moderation parallel zu einem Videokonferenz-Tool wie Webex genutzt, der selbst große Teile des Bildschirms blockieren und die Interaktion auf dem Board erschweren kann. In dem Fall erleichtert ein zweiter Monitor für Conceptboard die Arbeit sehr. Für die Dokumentation von Arbeitsständen- und ergebnissen bietet Conceptboard verschiedene Exportmöglichkeiten von Elementen, Gruppen und ganzen Boards.

Nutzung und Anwendungshistorie

Im Rahmen von museum4punkt0 wurde Conceptboard von Team Z primär in vier Szenarien eingesetzt:

• Redaktionskalender: Für die verbundweite Reaktionsplanung wurde ein Jahreskalender in Conceptboard angelegt, in dem jedes Teilprojekt seine Kommunikationsanlässe eintragen kann. Die Entscheidung fiel auf Conceptboard als Tool, weil es niederschwellig zu benutzen ist, Zugang ohne Registrierung bietet sowie zeitlich frei und ortsunabhängig zugänglich ist.
• Veranstaltungsplanung: Für die Planung Organisation der Werkschau im Juni 2022 wurde ein Conceptboard mit den Grundrissen und Fotos des Veranstaltungsortes angelegt. Alle Teilprojekte hatten dort die Möglichkeit, sich auch remote ein Bild von den lokalen Gegebenheiten zu machen und kollaborativ die Aufteilung und Ausstattung ihrer Teilprojekt-Stände zu planen.
• Kommunikationsstrategie und Taskplanung: In mehrschrittigen Workshops und freien Brainstormings wurden Ziele und Aufgaben der Kommunikation identifiziert, zeitlich geplant und mit Zuständigkeiten versehen. Die Kommunikationskanäle wurden kartierte und mit Zielen versehen, Redaktionsprozesse erarbeitet und visuell dokumentiert.
• Interne Strategie Planung: Conceptboard wurde intern in Team Z genutzt, um die Aufgabe der verschiedenen Förderphasen zu definieren, abzubilden und Zuständigkeiten und Arbeitsstände zu dokumentieren. Der Vorteil des Tools lag hierbei im gemeinsamen Verständnis der Aufgaben und in der schnellen visuellen Erfassbarkeit der komplexen Projektphasen und Zusammenhänge.

Zusätzliche Features

Wie alle digitalen Tools wird auch Conceptboard permanent weiterentwickelt. Prominente Funktionen, die nicht evaluiert wurden, sind:

• Telefon- und Videokonferenzen: Conceptboard besitzt eine eigene, browserbasierte Funktionalität für Calls, Videocalls und Screensharing (je Lizenz mit unterschiedlicher Stundenanzahl pro Monat). Da das Tool im Projekt museum4punkt0 immer parallel zu Meetings via Webex genutzt wurde, war die Funktion nicht erforderlich und wurde nicht evaluiert.
• Gleiches gilt für die Chat Funktion in den Boards.
• Schnittstellen zu Dropbox, OneDrive, Box und Google Drive
• Als Widget bietet Conceptboard ein Voting. Darin eingefügte Elemente erhalten einen Zähler, der Votes von Teilnehmer*innen zählt. Die Anzahl der Votes pro Teilnehmer*in ist definierbar.
• Conceptboard kann auf eine Browsererweiterung zugreifen, die es erlaubt Screenshots einzufügen. Die Installation von Browser Erweiterungen ist abhängig von den Sicherheitseinstellungen des Client Browsers.

Datenschutz und Hosting

Conceptboard läuft in gängigen Web-Browsern auf Desktop, Tablet und Smartphones. Entwicklungsstandort und Serverstandort sind Deutschland. Laut Eigenangabe ist Conceptboard die erste DSGVO konforme virtuelle Whiteboardlösung. Das Unternehmen ist nach ISO 27001 zertifiziert. Die Kommunikation und Ablage von Daten werden nach aktuellen Standards verschlüsselt und pseudonymisiert.

Angaben zur Sicherheit und Verfügbarkeit der Services von Conceptboard finden sich online: https://conceptboard.com/de/security/ Dort kann auch ein unterzeichneter Auftragsdatenverarbeitungsvertrag angefordert werden.

Neben der regulären Online-Version bietet Conceptboard auch Managed Hosting für Enterprise Kunden an, das Cloude Hosting, Dedicated Server und On-Premise Optionen umfasst.

Beobachtete Fehler

• Reproduzierbar: Wenn eine sehr große Anzahl von Elementen auf einem Board abgelegt wird, sinkt die Performance, die Reaktionsgeschwindigkeit der Oberfläche stark ab. So wurde für die Eventplanung ein Grundriss zur Vermaßung mit einem Gitter aus Linien hinterlegt. Es empfiehlt sich, derartige komplexe Objekte nach der Erstellung als Screenshot oder Export abzulegen und als einzelne Grafik in das Board zu integrieren.
• Nicht reproduzierbar: eine Bearbeiterin hatte, trotz Bezahlplan, temporär wieder ein Limit für Objekte und konnte keine weiteren Objekte zum Board hinzufügen.

Weitere Ergebnisse im Teilprojekt

Studien und Handreichungen

Nachnutzungsguideline „Ping! Die Museumsapp“ bzw. „Mein Objekt“

Stiftung Preußischer Kulturbesitz

„Ping! Die Museums-App“ ist eine der erfolgreichsten Anwendungen von museum4punkt0 in Hinblick auf Nachnutzung.

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Projektmanagement – Eine Checkliste zur Nachnutzung

Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Mit der Checkliste Projektmanagement haben wir eine Übersicht über die verschiedenen Phasen eines Projekts, von der Vorbereitung, der Konzeptphase bis hin zur Nachbereitung, zusammengestellt.

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